업무 혁신은 문서 기반 프로세스 구축부터 시작

조직 내 모든 업무는 문서로부터 시작됩니다. 기획안을 작성하고, 회의 결과를 정리하며, 협업을 이어가는 모든 과정의 중심에는 문서가 있습니다. 그러나 정작 많은 기업 및 기관들은 문서를 단순 결과물로만 취급하고, 생성 시점부터 공유 과정에서의 지속적인 메타정보 관리나 이력 추적은 중요하게 생각하지 않습니다.  이로 인해 현업에서는 비슷한 문제가 반복적으로 발생합니다.  동일한 문서가 부서별 저장소, 이메일, 메신저, 개인 PC 등 다양한 경로로 공유돼 어느 버전이 업무에 필요한 버전인지 파악하기 어렵습니다.  프로젝트가 길어질수록 문서 버전은 중첩되고, 다양한 버전이 뒤섞여 업무 혼선이 발생합니다.

문서가 흩어지고 중복될수록 데이터 사일로 (Data Silo)는 심화되고, 팀 간 지식 공유는 단절됩니다.  문서가 늘어날수록 관리 부하가 커지고, 보안 및 규제 대응에도 불확실성이 높아집니다.  이 문제의 근본 원인은 시스템 중심의 관리에 있습니다.  많은 조직이 ERP, 그룹웨어, 협업툴 등 다양한 시스템을 도입했지만, 이들은 각자의 영역 안에서 문서를 다루기 때문에 문서의 단일성(Single Source of Truth)을 확보하기 어렵습니다.

아무리 최신 협업툴을 도입해도 버전 혼선과 관리 비효율을 문서 중심의 일관된 프로세스 없이는 근본적으로 해결하기 어렵습니다. 문서를 중심에 둔 프로세스 혁신이 필요한 이유입니다.  문서 생성 단계부터 자동으로 메타정보를 부여하고, 문서가 이동하거나 공유될 때도 동일한 정책이 유지되도록 관리해야 합니다.  이를 통해 문서별 소유자, 작성자, 변경 이력, 접근 권한, 연관 태그 등을 체계적으로 관리할 수 있습니다.  또한 메타정보 기반의 관리 체계를 구축하면, 문서 간 관계를 자동으로 파악할 수 있어 AI 분석, 지식 검색, 보안 정책 적용 등 다양한 영역으로 확장이 가능합니다.