AI 시대의 문서 플랫폼

AI-Ready Data and Content Management

사내 문서의 파편화 이슈를
해결하는 문서자산화

전문기관 K는 파수의 문서자산화 솔루션인 Wrapsody (랩소디)를 도입해 문서의 파편화 이슈를 방지하는 환경을 구축했습니다.

Company

전문기관 K는 디지털 전환 시대에서 국가 발전에 이바지할 수 있는 과학기술인재 양성을 위해 체계적인 교육 인프라와 프로그램, 과학기술인력 관련 사업 등을 개발 및 수행하고 있습니다. 나아가, 미래 트렌드를 반영한 인력 제도 확립과 해외의 우수 기관과 협력 관계를 확장하며 세계적인 수준의 교육 가치를 실현하기 위해 발돋움하고 있습니다.

Challenges

전문기관 K는 문서관리시스템을 고도화하는 과정에서 정보 공유의 효율성을 높이고, 중복되거나 불필요한 문서들이 생성되는 문제를 예방할 수 있는 문서자산화 솔루션이 필요했습니다. 페이퍼리스 (Paperless) 회의 환경을 지향해 참여자가 모두 전자문서를 사용하지만, 적지 않은 인원이 문서의 최신 버전을 구분하지 못해 이전 버전의 문서로 회의에 참여하는 이슈가 지속적으로 발생해 왔기 때문입니다.
더불어, 메신저 등 내부 시스템을 통해 자료를 공유하는 과정에서 보안 정책이 적용되지 않은 문서가 여러 곳으로 분산되는 만큼, 문서가 유통될 때도 내용을 보호할 수 있는 근본적인 방법이 필요했습니다. 따라서, 새로 도입하는 문서자산화 솔루션은 문서의 파편화 이슈로 인한 버전 관리와 보안 문제를 동시에 해결할 수 있어야 했습니다.

Solutions

전문기관 K는 파수의 문서가상화 (Virtual Content Infrastructure) 솔루션 Wrapsody를 도입해 문서 작업 시 모든 문서 소유자에게 수정 사항이 일괄적으로 반영되는 최신버전 자동 동기화와 데이터 암호화 기반의 권한 제어를 실행할 수 있게 됐습니다. 먼저, Wrapsody는 기존의 업무 환경처럼 각 PC에서 문서를 작업하기만 해도 권한 보유자에게 업데이트된 내용이 반영됐습니다. 이를 통해 문서를 보유한 인원은 항상 최신 버전의 문서를 소유할 수 있었습니다. 또한, 문서가 업데이트 될 때마다 각 문서의 버전을 기록하고, 자동으로 백업까지 이뤄져 보다 통합적인 문서관리시스템을 갖추게 됐습니다.
더불어, Wrapsody는 문서가 저장된 위치는 물론 열람, 편집 등 활용되고 있는 상태에 상관 없이 데이터 자체를 언제나 암호화 상태로 유지해 안전한 문서 활용 환경을 구축했습니다. 특히, 관리자가 언제든지 문서에 대한 권한을 부여 및 회수할 수 있어 효과적인 사용자 제어가 가능해 졌습니다.

Benefits

전문기관 K는 Wrapsody 도입을 통해 문서자산화를 위한 문서의 최신 버전 동기화, 데이터 중심 보안, 실시간 백업을 한 번에 진행할 수 있는 환경을 마련했습니다. 회의를 진행할 때 전체 참여자가 최신 버전으로 동일한 문서를 보유하게 돼, 원활한 페이퍼리스 환경을 실현할 수 있었습니다. 특히, Wrapsody App을 통해 태블릿, 모바일 등 다양한 디바이스에서도 쉽게 문서를 확인할 수 있게 됐습니다.
또한, 전문기관 K는 각 문서의 모든 업데이트 버전까지 자동으로 서버에 저장하는 Wrapsody의 차별화된 백업 기능을 통해 문서의 최신성은 기본으로 유지하면서도, 어떤 버전의 문서가 필요하든지 쉽게 찾을 수 있는 안정적인 문서관리시스템을 구축했습니다. 보안 측면에서도 임직원이 문서를 활용하는 전 과정에서 문서 중심 관리가 적용돼 랜섬웨어에도 대응할 수 있는 등 여러 정보 유출 위험을 상쇄할 수 있었습니다.

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많은 조직은 지속적으로 증가하는 사내 문서 관리에 어려움을 겪고 있습니다. 관리의 소홀함으로 인해 발생하는 문서의 파편화는 데이터 사일로 현상을 비롯한 다양한 문제를 야기하며, 전체적인 업무 생산성을 크게 저하시키고 있습니다.

또한, 생성형 AI를 업무에 활용하면서, 사내 문서 관리의 중요성은 더욱 커지고 있습니다. 이제 여러 저장소에 파편화된 데이터를 통합 관리하고, AI를 활용해 조직의 데이터 관리 환경을 개선할 솔루션이 필요한 시점입니다. 기존 문서관리시스템(ECM)의 한계를 극복한 AI 시대의 문서 플랫폼 Wrapsody를 만나보세요!

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