Centralized Policy Management는 조직의 모든 정책을 중앙에서 관리하고 조정하는 시스템입니다. 이 시스템은 정책의 제정, 배포, 업데이트, 및 검토를 통합해 일관되게 유지합니다. 이를 통해 조직 전체가 동일한 기준을 따르도록 보장하며, 정책 적용의 일관성과 효율성을 높입니다.

반면, Adobe에서 제공하는 PDF 비밀번호 보호 기능은 문서의 보안을 문서 생성자에게 맡기는 방식입니다. 이 경우, 기업은 개별 사용자에게 보안 통제권을 넘기게 되며, 사용자가 퇴사하거나 부서를 옮길 경우에는 특별한 복구 작업에 많은 자원을 소모하거나 문서 접근 권한을 완전히 잃을 수 있습니다. 또한, 사용자가 보안 전문가로서의 역할을 수행해야 하는 부담이 따릅니다.

Fasoo Enterprise DRM의 중앙 집중식 정책 관리 시스템은 조직이 문서와 문서의 이동 경로를 지속적으로 통제할 수 있도록 합니다. 이를 통해 문서가 어디에 있든지 관계없이 사용자나 그룹의 정책을 언제든지 수정할 수 있습니다.

또한, 필요에 따라 사용자가 특정 문서에 대한 완전한 통제권을 가질 수 있습니다. 특정 문서에 대해서는 사용자와 그룹이 자율적으로 관리하면서도 조직 전체는 중앙에서 통제를 유지할 수 있습니다.

예를 들어, 금융 부서의 사용자가 문서를 작성하고 저장할 때, 문서는 자동으로 암호화됩니다. 금융 그룹의 모든 사용자는 자동으로 문서에 접근할 수 있으며, 법무 부서가 문서를 검토하도록 필요할 경우 사용자가 수동으로 접근 권한을 부여할 수 있습니다. 사용자가 퇴사하거나 다른 부서로 이동하더라도, 문서는 여전히 금융 부서와 법무 부서에서 접근할 수 있어 조직의 통제권이 계속 유지됩니다.

반면, Microsoft AIP와 같은 중앙 통제 옵션이 없는 솔루션에서는 많은 사용자와 지속적으로 변화하는 역할에 맞춰 보안 정책을 구현하고 조정하는 데 어려움이 있습니다. 문서의 최신 상태를 유지하고 부서나 사업 부서의 필요에 맞춰 동기화하는 부담이 문서 생성자에게 지워지게 됩니다.